1. Estado y alcance
Este documento es un borrador preliminar sujeto a revisión jurídica. Se prepara con referencia a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, sin sustituir asesoría legal.
2. Identificación del responsable
Responsable: Zaxon SAS. Correo provisional: zaxon@outlook.com. Teléfono: +57 321 810 0456.
Pendiente antes de producción: NIT, domicilio, dirección física y área responsable de protección de datos.
3. Principios aplicables
El tratamiento deberá observar legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Categorías de datos
Podrán tratarse datos de identificación, contacto, cargo, organización, comunicaciones, información comercial, contractual, de proveedores o candidatos y datos técnicos de interacción cuando exista infraestructura aprobada.
Zaxon no solicitará datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes mediante el sitio general. Si un proceso excepcional los requiere, se aplicarán las reglas y autorizaciones especiales.
5. Finalidades del tratamiento
Atender consultas; coordinar reuniones; evaluar oportunidades PPA, SAP o tecnológicas; preparar propuestas; ejecutar relaciones contractuales; administrar proveedores y talento; realizar soporte; cumplir obligaciones legales, contables y de seguridad; y enviar información comercial únicamente cuando exista autorización aplicable.
6. Derechos del titular
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización; ser informado sobre el uso; presentar consultas y reclamos; solicitar supresión o revocar autorización cuando proceda; acceder gratuitamente a los datos; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.
7. Consultas y reclamos
Las solicitudes podrán dirigirse al correo provisional indicado, identificando al titular, describiendo la solicitud y aportando la información necesaria para responder.
Como referencia legal, las consultas deben atenderse en hasta diez días hábiles, prorrogables por cinco; los reclamos en hasta quince días hábiles, prorrogables por ocho. La política final deberá definir el procedimiento operativo y la persona responsable.
8. Encargados, transmisión y transferencia
Zaxon podrá apoyarse en proveedores de hosting, correo, mensajería, colaboración y servicios tecnológicos que actúen como encargados o responsables independientes. La política final deberá identificar categorías, ubicaciones, contratos y salvaguardas antes de activar formularios o analítica.
9. Seguridad y conservación
Se aplicarán controles razonables de acceso, confidencialidad, respaldo, gestión de incidentes y eliminación. Los datos se conservarán durante la finalidad autorizada y los periodos legales o contractuales aplicables.
10. Vigencia y cambios
Fecha del borrador: 8 de agosto de 2026. La versión final deberá indicar fecha de entrada en vigor, periodo de vigencia de las bases de datos y mecanismo para comunicar cambios sustanciales.